Aggiornato il 29/03/2020 in Organizzazione

Smart working con i bambini a casa

E' un periodo complesso e surreale, in cui tutti siamo forzati a stare a casa. Alcuni lavorano da casa, altri no.

Stare obbligatoriamente a casa non è facile. In più stare a casa con i bambini è ancora più difficile e li si deve gestire. E in questi giorni è tutto a nostro carico: non si può avere il sostegno dei nonni nè si possono portare i bimbi da loro e non si possono invitare gli amichetti. Se oltrettutto devi lavorare da remoto la complessità aumenta.

Anche per i bambini la situazione non è facile. Vorrebbero uscire a giocare e si domandano come mai non possano vedere più gli amici dell'asilo, i compagni di scuola o la maestra.

Lo smart working è molto in auge durante questo periodo dovuto al Coronavirus (Covid-19). Ovviamente quello che stiamo vivendo è uno smart working un po' improvvisato, frutto della necessità di dover stare a casa per questa emergenza.

Nella stessa casa si stanno sovrapponendo più vite: vita familiare, vita lavorativa e diverimento perchè non possiamo uscire da casa per un aperitivo, cena, shopping o anche una semplice passeggiata.

Se in questi giorni stai lavorando da casa (e hai anche i bambini a casa) ti sarai accorto che lo smart working presenta sia dei lati positivi sia dei lati negativi.

Il lavoro da casa (detto anche smart working, lavoro agile o lavoro da remoto) apparentemente è una grande comodità ma bisogna imparare a lavorare da remoto. In particolar modo se lo smart working viene fatto in maniera occasionale può creare delle difficoltà ed è più complesso rispetto a quando lo si pratica abitualmente.

C'è infatti il rischio di minore produttività, ci sono più distrazioni e maggiori litigi perchè si è costantemente interrotti dai propri familiari. Oppure c'è il rischio di iper-attività e si lavorerà molto di più, senza mai interrompersi.

Hai già i capelli dritti e sei super nervoso per dover gestire tutto? Ecco alcuni consigli per lavorare al meglio da casa in maniera efficace.

Come impostare un'efficace smart working

Iniziamo da alcune semplicissime regole che ti aiuteranno ad approciare al meglio il lavoro da remoto:

  • metti la sveglia: innanzitutto devi continuare ad usare la sveglia. Nei giorni in cui lavori impostala sempre alla stessa ora
  • fai il letto
  • vestiti: dà un segnale psicologico ed emotivo che la giornata lavorativa ha inizio
  • non imbruttirti: non dovendo uscire di casa è facile lasciarsi un po' andare
  • smetti di lavorare ad una determinata ora (a meno che tu abbia un'emergenza o una consegna importante)
  • Fai una "to do list" delle attività, ovvero segnati i lavori che vuoi fare per il giorno successivo. In questo modo al mattino saprai già le attività che ti aspettano nell'arco della giornata
  • non mangiare davanti o sopra il computer: non è igienico per il PC e non fa bene neanche alla tua linea
  • individua degli slot di tempo in cui sei più tranquillo per lavorare (ad esempio, al mattino quando i bambini dormono, dopo pranzo quando guardano la tv..) e pianifica in questi momenti le attività più critiche.

Questo periodo sarà un'occasione di crescita e dovremo sviluppare maggiore creatività e problem solving. Se da una parte lo smart working garantisce più flessibilità e autonomia, dall'altra si deve avere una migliore capacità di organizzazione, più disciplina e assumersi più responsabilità lavorativa.

Le competenze che svilupperemo in questo periodo ci saranno utili anche una volta che l'emergenza sarà terminata. Potremo adottare lo smart working anche quando la situazione sarà tornata alla normalità, poichè i benefici del lavoro da remoto sono notevoli (più tempo per la nostra vita e le nostre passioni, minor inquinamento, minori costi per l'azienda che non deve dedicare uno spazio a ciascun lavoratore,...).

I tempi di lavoro nello smart working

Quando si lavora in ufficio ci sono dei tempi ben definiti e stabiliti dalla timbratura del cartellino o da accordi con il responsabile.

Da remoto i tempi di lavoro si modificano.

E' importante impostare una routine e una regolarità. Ad esempio è importante iniziare e terminare sempre alla stessa ora. Ci vuole più disciplina.

Quando si è a casa questa regolarità tende a saltare. Non si mette la sveglia oppure la si posticipa ("tanto lavoro da casa"), si fanno delle pulizie in casa,...

In realtà si rischia anche di lavorare molto di più, con un conseguente calo della produttività, perchè, se non si stabiliscono degli orari, si continua ad oltranza e subentra una maggior stanchezza.

Può essere utile utilizzare degli strumenti di gestione del tempo. Altrimenti rischiamo di distrarci in continuazione e in casa ci sono tante fonti di distrazione: frigorifero, televisione, stendere i panni, l'animale domestico, fare la lavastoviglie, cucinare,...

Un buon modo per concentrarsi è utilizzare la "tecnica del pomodoro". E' una metodologia che ti aiuta a gestire il tempo. Con questo metodo, il lavoro viene focalizzato in sessioni: ci si concentra per 25 minuti e poi si hanno 5 minuti di pausa. In questo modo si ha anche un maggior controllo di cosa si sta facendo.

Per utilizzare la tecnica del pomodoro puoi scaricare un'app sul tuo cellulare oppure sul computer. Sul cellulare basta andare nello store (play store se hai un cellulare con sistema operativo Android o apple store se hai un iPhone) e cercare "pomodoro". Una app valida è ad esempio "Focus-to-do". Su computer puoi mettere un'estensione nel browser chrome con la tecnica del pomodoro.

Se devi fare delle video-conferenze o call-conference cerca di pianificarle nei momenti in cui ci sono meno distrazioni. Condividi le attività che devi fare con la tua famiglia: in questo modo i bambini sapranno che in quella fascia oraria non ti devono disturbare.

Vuoi idee per impegnare tuo figlio? Leggi l'articolo con 50 attività per bambini durante la chiusura della scuola per l'emergenza Coronavirus.

Come impiegare il tempo dello spostamento da casa al lavoro

Il tempo di spostamento per andare e tornare dal lavoro è tempo guadagnato da dedicare alle tue attività e alla tua vita personale, non nel lavoro. Se ad esempio normalmente impieghi 30 minuti per andare al lavoro e altrettanti per tornare a casa, hai a disposizione un'ora che puoi impiegare per una passeggiata, per leggere un libro, per cucinare, per guardare la tv, per stare con i tuoi figli,...

Avere più tempo non significa che deve essere tempo che viene riempito con il lavoro.

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Il luogo dove fare smart working

Il luogo del lavoro da casa è...la casa. Ovvio! Però va identificato un posto dedicato. Se non hai una stanza da poter dedicare al lavoro da remoto, è sufficiente scegliere uno spazio. Ad esempio una scrivania o un tavolo che usi solo per il lavoro. Perfino il cesto della biancheria può diventare un appoggio per fare smart working.

Deve essere un luogo confortevole in cui ti senti a tuo agio.

Se vuoi fare una pausa lascia la stanza o il tavolo e così la tua mente staccherà dal lavoro.

Non fare smart working a letto o sdraiato sul divano. Lavorare da remoto significa annullare gli spostamenti e lavorare in un ambiente confortevole, non stare orizzontale sul divano.

Se non identifichi un luogo ad hoc non riuscirai mai a staccare dal lavoro. Il tuo cervello penserà "sono sul luogo di lavoro" e dunque se lavori sul tavolo della cucina mentre mangi la tua mente correrà al lavoro, se lavori sul divano e vuoi vederti una serie su Netflix inconsciamente ti verranno in mente cose da fare per lavoro.

Questo luogo deve essere rispettato dai tuoi figli e familiari. L'identificazione del luogo aiuterà anche loro a capire che, quando sei seduto a quella scrivania o quando sei in quella camera, stai in realtà lavorando.

Chiarisci bene con i tuoi figli questo aspetto: quando sei seduto nel luogo che hai identificato come luogo di lavoro, non ti devono disturbare. Se sei seduto a quel determinato tavolo significa che stai lavorando ed è come se fossi in ufficio. Se non sei al tavolo vuol dire che sei dentro casa e puoi essere tranquillamente disturbata.

Non aspettarti, specialmente se sono piccoli, che lo capiscano immediatamente ma a poco a poco sarà più chiaro anche per i tuoi figli.

Se usi la tecnica del pomodoro, sai quando avrai i 5 minuti di pausa e puoi dire loro che tra pochi minuti ti fermerai dal lavoro e potrai dedicare loro la giusta attenzione.

Abbigliamento in smart working

Se non si è mai fatto smart working, potresti avere la tentazione di stare in pigiama. Alcuni suggeriscono di vestirsi come se andassi al lavoro. Se vai al lavoro con il tailleur o giacca e cravatta, anche a casa dovresti essere vestito così. Alcuni dicono di indossare le scarpe.

Personalmente credo si dovrebbe avere un abbigliamento comodo ma non necessariamente elegante. E sicuramente niente scarpe, se non sono scarpe che utilizzate esclusivamente in casa.

Si deve comunque fare la consueta toilette (truccarsi o farsi la barba) e vestirsi in modo decente. Questo è per dare il giusto messaggio al nostro cervello: passiamo dal momento in cui siamo a casa al momento in cui entriamo in ambito lavorativo.

Prepararsi e vestirsi in modo adeguato è dunque utile anche se non fai una videochiamata.

In un contesto più normale -senza l'emergenza Coronavirus- usciresti per accompagnare tuo figlio a scuola o a fare colazione al bar. Preparati come se facessi questa uscita.

Guarda questo divertentissimo video di Giovanni Scifoni sullo smart workin: puro divertimento! (e tanti spunti da non ripetere)

https://youtu.be/3lgmvS_bCyE

Limitare le interruzioni

Le continue interruzioni sono molto difficili da gestire e fanno arrivare a fine giornata stremati e nervosi. Se si è costantemente interrotti aumenta il nostro livello di stress e di insoddisfazione. Infatti diminuisce la nostra produttività e, a fine giornata, si avrà la sensazione di aver prodotto poco e non aver portato a compimento tutti gli obiettivi che ci eravamo prefissati.

In ambito familiare bisogna chiarire bene la situazione. Parla con tuo figlio spiegandogli che, sebbene tu non stia andando in ufficio, non significa che non stai lavorando. Se hai scelto il luogo del lavoro a casa sarà più facile anche per il tuo bambino: saprà che quando sei seduto a quella determinata scrivania, stai lavorando e non devi essere interrotto.

Potresti identificare un "codice" che identifica che tuo figlio ha bisogno di te. Fai scegliere a tuo figlio un oggetto (un peluche, una gommina, un giochino...). Quando ti mette l'oggetto sulla scrivania dedicata al lavoro da remoto significa che ha bisogno di te. Terminati i 25 minuti di focus scanditi dalla tecnica del pomodoro, andrai dal tuo bambino.

Gli smartphone sono una immensa fonte di distrazione. Non si può spegnere il cellulare, però si possono disattivare le notifiche. Riattiva le notifiche nei 5 minuti di pausa.

Oltre ai figli, ai familiari e allo smartphone, a casa si può essere interrotti anche dal citofono o da qualche vicino che suona il campanello.

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Condivisione dei risultati

Fai una "to do list", ovvero un elenco degli obiettivi e del lavoro che devi svolgere nell'arco della giornata. La "to do list" può essere scritta su un foglio di carta, su una agenda o sull'app che hai scelto per la tecnica del pomodoro.

Avrai così sempre sott'occhio i task che ti sei prefissato nell'arco della giornata. Ogni volta che hai portato a compimento un lavoro, potrai cancellarlo. Eliminare un lavoro dalla to do list mi dà personalmente grande soddisfazione.

Visto che spesso i bambini interrompono il lavoro, puoi organizzare le tue attività anche per aree: per ogni attività puoi fare un elenco di micro-task, ovvero attività più brevi che, una volta portate a compimento, ti permettono di raggiungere il tuo obiettivo. In questo modo anche sei hai mezz'ora libera non la perdi trascorrendo tempo sui social, ma la trasformi in un momento produttivo. I micro-task sono fondamentali quando non si ha tanto tempo consecutivo a disposizione.

Se non lavori in proprio, a fine giornata condividi gli obiettivi che hai raggiunto: manda una email al tuo responsabile e/o ai tuo colleghi con l'elenco dei lavori svolti durante il giorno.

Stai in contatto con gli altri

Ai tempi del Coronavirus non possiamo andare a trovare amici nè invitarli a casa. Ma è importante non isolarsi.

Si può rimanere connessi con gli altri tramite telefonate, chat (whatsapp e telegram nella versione per desktop) e videochiamate (con Skype, Whatsapp, Zoom).

Per ulteriori suggerimenti sullo smart working guarda anche i consigli di Marco Montemagno.

https://youtu.be/qqSH-nUm2aU?t=93

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